АОП с методическо указание за съхраняване на документите в досието на обществената поръчка
Агенцията по обществени поръчки публикува Методическо указание № МУ-2 от 22 юни 2021 г. относно съхраняване на документите в досието на обществената поръчка съгласно чл. 122 от Закона за обществените поръчки (ЗОП).
Помощният документ започва с подробно въведение в темата, в което се напомня за задължението за поддържане на досие, за наличието на срокове за съхранение на документите от досието и въвеждане на електронно възлагане чрез централизираната платформа ЦАИС ЕОП. След това в указанието се сочи, че доколкото по смисъла на чл. 39а, ал. 4 и 5 от ЗОП, в сила от 01.01.2021 г., възложителите не са задължени да извършват всички действия през платформата. в чл. 122, ал. 2 от ЗОП е предвидена хипотеза, в която оригиналите на някои от документите в досието на поръчката са на хартиен носител.
От АОП обясняват, че такива могат да бъдат например декларациите за конфликт на интереси, протоколите и докладите на комисиите, различни документи. представени към офертите, при сключването, съответно изпълнението на договора и т.н. В тази връзка се уточнява, че сканираните копия на такива документи, прикачвани, изпращани или публикувани чрез платформата, ще бъдат част от електронното досие на поръчката, но за целите на обжалване и/или последващи проверки, оригиналите следва да се съхраняват отделно.
В допълнение на горното се подчертава, че в закона са определени различни срокове за съхранение на досиетата в зависимост от това, дали ангажиментът е на възложителя или изпълнението на задължението се осигурява чрез системата, респ. – нейния администратор. Последното се конкретизира с напомнянето, че съгласно чл. 122, ал. 1 от ЗОП електронните документи в досието на обществената поръчка се съхраняват в платформата по чл. З9а, ал. 1 от ЗОП за срок 5 години от годината, в която е приключило изпълнението на договора или е прекратено възлагането, след което се архивират за още 5 години. Това означава, че в рамките на 10-годишен период електронните документи могат да бъдат достъпени в профила на поръчката или предоставени на проверяващите органи, уточняват експертите на Агенцията.
Наред с това, в чл. 122, ал. 2 е въведен срок за съхранение на документите от досието на поръчката, които са на хартиен носител – 5 години от датата на приключване изпълнението на договора или от датата на прекратяване на възлагането. Напомня се, че съхранението им е отговорност на конкретния възложител, като в чл. 122, ал. 3 от ЗОП за него е предвидено удължаване на сроковете при поръчки, финансирани със средства по проекти и програми от Европейския съюз, в случай че това произтича от правила за работа на финансиращи, одитиращи и сертифициращи органи във връзка с предоставянето на средствата.
Предвид липсата на преходна разпоредба, становището на АОП е, че описаното правило се прилага към всички досиета, включително тези с документи изцяло на хартиен носител за поръчки, открити след влизане в сила на закона от 2016 г., независимо от начина, по който са възложени – чрез ЦАИС ЕОП или извън системата.
По отношение началния момент, от който се броят посочените по-горе срокове, от АОП поясняват, че понятието изпълнен договор във всички случаи означава, че всяка от страните е престирала дължимото към насрещната. Конкретизира се, че при договор за обществена поръчка, в който е уговорена и гаранционна поддръжка, за периода на поддръжката възложителят все още е в договорни отношения с изпълнителя, тъй като последният не е приключил ангажиментите си към възложителя. Предвид това в тези случаи сроковете по чл. 122, ал. 1 и 2 от ЗОП започват да текат след изтичане срока на гаранционната поддръжка, подчертават от органа за методология.
В заключение се напомня, че задължението за отчитане изпълнението на договорите, уредено в чл. 72 от ППЗОП, при което гаранционният срок не се взема предвид, е свързано с изготвянето на статистическа информация. То няма отношение към съхранението на досието на поръчката, което обслужва посочената по-горе цел, а именно проверка от съответните контролни органи за спазване на изискванията на закона при възлагане на обществени поръчки.
С пълния текст на указанието, което е достъпно на Портала за обществени поръчки в секция „Методология“, подстраница „Методически указания“, може да се запознаете тук.
